Rekisteriseloste

Suomisport-, jäsen-, lisenssi-, tapahtuma- ja koulutusrekisterin sekä Taikkari-järjestelmän rekisteriseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan miten Suomen Taitoluisteluliitto Ry (”Taitoluisteluliitto”) ja sen jäsenseurat käsittelevät Suomisport-, Taikkari- ja Lyyti-järjestelmissä jäsen-, lisenssi-, tapahtuma- ja koulutusrekisteriin rekisteröityneiden henkilötietoja. Ensisijaisesti henkilötietoja käsitellään luistelun harrastamiseen ja kilpailemiseen, sekä luistelun parissa toimimiseen liittyvien tehtävien toteuttamiseen.

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Suomen Taitoluisteluliitto Ry
Y-tunnus: 0202300-3
Valimotie 10, 00380 HELSINKI
Sähköposti: office@skatingfinland.fi
Yhteyshenkilö: Salla Mäkelä

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterissä käsitellään Taitoluisteluliiton jäsenseurojen jäsenien ja entisten jäsenien sekä jäsenseuran tai Taitoluisteluliiton toimintaan liittyvien yhteyshenkilöiden ja luottamushenkilöiden sekä arvioijien henkilötietoja. Lisäksi rekisterissä käsitellään Taitoluisteluliiton järjestämiin koulutuksiin, kilpailuihin ja tapahtumiin osallistuvien/osallistuneiden henkilöiden henkilötietoja.

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka seuran ja jäsenen välisen jäsensuhteen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:

  • Jäsenyyksien ylläpito
  • Luistelu- tai toimihenkilöpassin (Passi) osto
  • Laskutus
  • Vakuutustietojen siirtäminen vakuutusyhtiölle
  • Testirekisterin ylläpito
  • Kilpailutoiminnan ja tapahtumien toteuttaminen (ilmoittautuminen, pisteenlasku ja tulosten julkaisu internetissä ja sosiaalisessa mediassa)
  • Koulutustiedot
  • Valokuvaus ja videointi (kilpailuihin ja tapahtumiin osallistuneilta)
  • Tulospalvelun ylläpito ja tilastojen julkaisu
  • Sähköinen jäsenviestintä (Suomisporttiin rekisteröityneenä käyttäjä on oikeutettu saamaan Taitoluisteluliiton ja seurojen toimintaan liittyvää viestintää sähköpostitse lain sallimissa rajoissa)
  • Analysointi ja tilastointi (vuositilastot)
  • Jäsenpalvelutoiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen
  • Kurinpito. Passin haltija sitoutuu noudattamaan voimassa olevaa antidopingsäännöstöä, Taitoluisteluliiton toimintasääntöjä, eettistä säännöstöä, Reilu kilpailu -ohjelmaa sekä kilpailu- ja kurinpitosääntöjä.

Jäsenseurojen yhteyshenkilöiden rekisteriä käytetään liiton tiedottamista, laskutusta sekä muuta seuraa koskevaa yhteydenpitoa varten.

Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:

  • yhteystiedot, kuten nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja postiosoite
  • rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus ja salasana sekä muu mahdollinen yksilöivä tunnus
  • demografiatiedot, kuten syntymäaika ja sukupuoli
  • Passin tiedot (sisältää henkilötunnuksen) ja mahdolliset vakuutustiedot
  • mahdolliset luvat ja suostumukset, kuten suoramarkkinointisuostumus
  • jäsensuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tieto vanhempainvastuunkantajasta
  • kilpailuihin ja tapahtumiin osallistuneiden osalta valokuvat ja videot (voidaan käyttää yksittäisen tapahtuman tai luisteluharrastuksen markkinoinnin ja viestinnän tukena)
  • mahdollisesti seuran ja henkilön kilpailu-, testi- ja tapahtumatoimintaan liittyvät tiedot sekä muut suostumuksella kerätyt tiedot.

Alle 18-vuotiaiden osalta Suomisporttiin kerätään myös vanhempainvastuunkantajilta rekisteriselosteessa ilmoitettuun käyttötarkoituksen toteuttamiseen ja rekisterijärjestelmään tarvittavat tiedot.

Koulutusrekisterissä ylläpidetään aiemmin mainittujen henkilötietojen lisäksi käydyt koulutukset sekä Taitoluisteluliiton myöntämät meriitit.

Testirekisterissä ylläpidetään aiemmin mainittujen henkilötietojen lisäksi luistelutaitoon liittyvät tiedot sekä Taitoluisteluliiton myöntämät testisuoritukset.

Seurarekisterissä ylläpidetään seurojen yhteyshenkilöiden tiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, jäsenseura sekä yhteyshenkilörooli).

Säännönmukaiset tietolähteet

Suomisportin henkilötiedot kerätään henkilön rekisteröityessä ensimmäistä kertaa Suomisport -järjestelmään. Rekisteröitynyt ylläpitää itse omia henkilötietojaan yhteystietojen ja suostumuksien osalta järjestelmässä. Rekisteröityneellä on mahdollisuus nähdä omat henkilötietonsa kirjautumalla rekisteriin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja kertakirjautumiskoodilla.

Koulutusrekisterissä ovat rekisteröityneen itse ylläpitämät tiedot sekä Taitoluisteluliiton ylläpitämät mahdolliset koulutustiedot.

Seuran yhteyshenkilöiden osalta seuran pääkäyttäjä ylläpitää tietoja.

Erityistapauksissa Taitoluisteluliitto voi muokata rekisterin tietoja rekisteröityneen tai seuran suostumuksella.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Taitoluisteluliitto ei myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille seuraavissa tapauksissa:

Kilpailut:

  • Rekisteröityneen henkilö-, Passi- ja testitiedot kilpailuun ja testeihin ilmoittautumisen mahdollistamiseksi sekä tulosten laskemista ja julkaisemista varten (kilpailuihin osallistuneiden kilpailutulokset julkaistaan julkisessa tulospalvelussa)
  • Kansainvälisiin kilpailuihin osallistumisen vaativiin kolmannen osapuolen järjestelmiin
  • Suomisportiin syötetyt tiedot siirtyvät Taikkari-järjestelmään kerran vuorokaudessa tapahtuvan ajon aikana kilpailuun ilmoittautumisen mahdollistamiseksi

Vakuutusyhtiö:

  • Rekisteröityneen tiedot, mikäli rekisteröitynyt ostaa vakuutuksen luistelu- tai toimihenkilöpassin oston yhteydessä

Koulutuksen, tapahtuman, leirin tai vastaavan järjestäminen:

  • Rekisteröityneestä välitetään tapahtuman toteuttamiseen tarvittavat henkilötiedot kolmansille osapuolille, kuten majoituksen ja harjoittelutilojen järjestäjät sekä kouluttajat.
  • Tilaisuuksissa, tapahtumissa, kilpailuissa ja leireillä, joiden yhteydessä järjestetään ruokailu tai tarjoilua, luovutetaan allergiatiedot ruokailun tai tarjoilun järjestävälle toimijalle, perusteena henkilön elintärkeä etu.

Markkinointi ja viestintä:

  • Markkinointi- ja viestintätoimistot: Rekisteröityneen yhteystiedot (nimi, sähköpostiosoite) niiden rekisteröityjien osalta, jotka ovat antaneet suostumuksen suoramarkkinointiin.

Laskutus ja taloushallinto:

  • Rekisteröityneen laskutustiedot laskutusta ja mahdollista perintää varten.
  • Lakisääteiset kirjanpitomateriaalit kirjanpitäjälle sekä tilintarkastajalle.

Viranomaiset:

  • Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.
  • Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja kurinpitoon. Passin haltija sitoutuu noudattamaan voimassa olevaa antidopingsäännöstöä, Taitoluisteluliiton toimintasääntöjä, eettistä säännöstöä, Reilu kilpailu -ohjelmaa sekä kilpailu- ja kurinpitosääntöjä.
  • Voimme luovuttaa henkilötietoja kaupungeille ja kunnille jääurheilun olosuhteisiin liittyvän päätöksenteon tueksi
  • Henkilötietoja voidaan rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa siirtää eteenpäin, uudelle järjestelmän ylläpitäjälle.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja voidaan siirtää siirtää EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle, mikäli kilpailu- tai järjestötoiminta toiminta niin vaatii. Muissa tapauksissa tietoja ei siirretä ilman rekisteröidyn erillistä suostumusta.

Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme rekisteröityneen tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa ”Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus” määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön ja Taitoluisteluliiton määräysten mukaisesti.

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Taitoluisteluliitto vastaa Suomisport-, Taikkari ja Lyyti-järjestelmien sekä koulutus-, testi- ja seurarekisterin käyttöoikeuksien myöntämisestä ja valvonnasta Taitoluisteluliiton toimihenkilöille, luottamustoimisille, arvioijille ja kouluttajille sekä jäsenseurojen pääkäyttäjille. Rekisterin käyttö vaatii henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan. Rekisteriin annetaan käyttöoikeudet niitä toiminnan kannalta perustellusti tarvitseville. Rekisterin kaikkeen sisältöön on pääsy IT-järjestelmätoimittajalla, Olympiakomitean yhteyshenkilöllä sekä yhteisrekisterinpitäjillä eli Taitoluisteluliiton pääkäyttäjillä. Taitoluisteluliitto tai seuran pääkäyttäjät myöntävät seuran seurakäyttäjille käyttöoikeuden Suomisportiin ja Taikkari-järjestelmään. Seurakäyttäjien toiminnasta vastuu on seuralla ja seuran pääkäyttäjällä.

Kolmansien osapuolien kanssa on tehty tietojenkäsittelysopimus ja heillä on oikeus käyttää rekisteristä luovutettuja tietojaan ainoastaan sopimuksessa mainittuihin asioihin. Sopimuksen päätyttyä kolmannen osapuolen on poistettava saamansa materiaali asianmukaisesti ja viipymättä.

Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat ympärivuorokautisesti valvotuissa tiloissa, joihin pääsy on rajoitettu vain sellaisiin henkilöihin, joilla on työtehtäviensä perusteella tarve käyttää tietoja.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Sisäänkirjautumalla Suomisport-järjestelmään rekisteröitynyt voi tarkistaa omat tietonsa.

Tarkastuspyyntö tulee esittää ensisijaisesti kirjallisesti ja allekirjoitettuna omaan jäsenseuraansa. Pyyntöoikeuden toteuttamista varten voidaan esittää kirjallisesti ja allekirjoitettuna myös tämän tietosuojaselosteen Rekisterinpitäjän yhteystiedot-kohdassa mainittuun osoitteeseen. Taitoluisteluliitto voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröity vastaa itse henkilötietojen ajantasaisuudesta ja päivittämisestä. Mikäli rekisteröity ei itse pysty päivittämään tai muuttamaan virheellistä tietoa on hänellä oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä kirjallisesti allekirjoitettuna ensisijaisesti omaan seuraansa. Pyyntö voidaan esittää myös tämän tietosuojaselosteen Rekisterinpitäjän yhteystiedot-kohdassa mainittuun osoitteeseen.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin poistamalla suostumus järjestelmästä milloin vain. Uutiskirjeiden vastaanottamisen rekisteröitynyt voi kieltää myös uutiskirjeen lopussa olevan linkin kautta.

Oikeus poistaa tiedot

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan hänen tietonsa rekisteristä. Jäsenrekisterin tietojen poistaminen saattaa vaikuttaa henkilön mahdollisuuteen osallistua kilpailu- ja tapahtumatoimintaan. Pyyntö henkilötietojen poistamiseen tulee esittää ensisijaisesti omaan seuraan. Pyyntö oikeuden toteuttamista varten voidaan esittää kirjallisesti ja allekirjoitettuna myös tämän tietosuojaselosteen Rekisterinpitäjän yhteystiedot-kohdassa mainittuun osoitteeseen. Taitoluisteluliitto voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Taitoluisteluliitto voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää siirtämään hänen tietonsa yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa toiseen järjestelmään. Oikeus koskee vain tietoja, jotka rekisteröity on itse toimittanut. Pyyntö oikeuden toteuttamista varten voidaan esittää kirjallisesti ja allekirjoitettuna myös tämän tietosuojaselosteen Rekisterinpitäjän yhteystiedot-kohdassa mainittuun osoitteeseen. Taitoluisteluliitto voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Taitoluisteluliitto voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpakka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt on esitettävä ensisijaisesti rekisteröityneen omaan seuraan. Kysymykset tästä tietosuojaselosteesta tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: office@skatingfinland.fi

Muutokset tähän rekisteriselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.
Tämä seloste on viimeksi päivitetty 15.4.2025.