Aloita suunnittelusta
Taloudellinen vastuu
- Määrittele tavoitteesi vastuulliselle tapahtumalle ja kriteerisi yhteistyökumppaneille.
- Arvioi taloudelliset riskit
Ekologinen ja sosiaalinen vastuu
- Suosi kumppaneita, joilla on sertifikaatteja. Ympäristövastuullisuudesta kertovia sertifikaatteja ovat esimerkiksi Green Key, Ekokompassi ja Joutsenmerkki.
- Valitse keinoja tapahtumasi aiheuttaman hiilijalanjäljen pienentämiseen.
- Valitse esiintyjät, jotka edistävät haluamaasi arvomaailmaa.
- Suosi paikallisia toimijoita, jotka työllistävät alueen asukkaita.
- Tapahtumaan on etäosallistumismahdollisuus
Matkustaminen ja kuljetukset
Ekologinen ja taloudellinen vastuu
- Toteuta tapahtuma paikassa, jonne pääsee kävellen, pyörällä, julkisilla kulkuvälineillä tai järjestä yhteiskuljetus.
- Suosi kuljetusvälineitä, jotka aiheuttavat vähiten päästöjä tai kimppakyytejä.
- Suosittele kansainvälisille osallistujille suoria yhteyksiä ja matkatavaroiden minimoimista.
- Suunnittele tavara- ja henkilökuljetukset reitit turhia ajoja välttäen.
Majoitus
Taloudellinen vastuu
- Kilpailuta majoituskohteet
Ekologinen vastuu
- Valitse majoituskohde kävelymatkan päässä tapahtuma- ja oheiskohteista.
- Suosi kohteita, joilla on jokin sertifikaatti.
Sosiaalinen vastuu
- Varmista erityisryhmien huomiointi esimerkiksi esteettömyyden ja allergioiden osalta.
- Tarkista, kuinka turvallisuudesta on huolehdittu.
Tarjoilut ja ruokailu
Taloudellinen ja sosiaalinen vastuu
- Kilpailuta catering-yhtiöt, jos sinulla on mahdollisuus valita yhteistyötaho
- Tilaa ruoka osallistujamäärän mukaan. Ylijäävän ruoan voi lahjoittaa esimerkiksi vapaaehtoisille.
Ekologinen vastuu
- Osta palvelut paikallisilta toimijoilta.
- Suosi lähiruokaa.
- Tapahtumassa on tarjolla kasviruokavaihtoehto.
- Varmista, kuinka jätteiden kierrätys järjestetään ja miten siinä opastetaan.
- Suosi kestäviä astioita. Jos tarvitset kertakäyttöastioita, varmista, että ne on tehty ympäristöystävällisistä materiaaleista.
Tapahtumapaikka
Taloudellinen vastuu
- Kilpailuta tapahtumapaikka, jos sinulla on mahdollisuus valita yhteistyötaho
Ekologinen vastuu
- Suosi paikkoja, joka sijaitsee kävelymatkan päässä majoitus- ja oheiskohteista.
- Varmista turvallisuusjärjestelyt sekä erityisryhmien ja -tilanteiden huomioiminen.
- Suosi kohteita, joilla on sertifikaatti
- Kiinnitä huomiota, miten tapahtumapaikassa on huolehdittu jätteiden kierrätys.
- Suosi kohteita, jossa käytetään uusiutuvia energialähteitä ja vettä säästäviä laitteita.
- Selvitä kohteen energiatehokkuus ja rakennuksen ympäristöystävällisyys.
Henkilöstö
Ekologinen ja taloudellinen vastuu
- Hyödynnä paikallista henkilöstöä ja muuta työvoimaa.
Sosiaalinen vastuu
- Varmista, että yhteistyökumppaneidesi henkilöstö on koulutettua ja ammattitaitoista.
- Selvitä, ovatko henkilöstön työolosuhteet hyvät ja turvalliset.
- Arvioi, tiedostaako henkilökunta turvallisuusmääräykset.
- Selvitä, palveleeko henkilöstö erilaisia kohderyhmiä muuttuvissa tilanteissa.
Materiaalit
Ekologinen vastuu
- Vältä printattavan materiaalin käyttöä kilpailuissa
- Varmista että materiaalit on valmistettu kestävästi ja eettisesti sekä varmista niiden kierrätettävyys.
- Toimita ohjeistukset sähköisesti, jos mahdollista.
- Varmista, että jaettava materiaali on ympäristöystävällistä ja varaa sitä sopiva määrä.
- Jaa give-away-tuotteita ainoastaan niistä kiinnostuneille.
- Toteuta rekisteröityminen sähköisesti.
- Muistamisissa suositaan eettisiä ja kotimaisia tuotteita.
Sosiaalinen vastuu
- Suosi paikallisia toimijoita
Tekniikka, kalusteet ja ohjelma
Ekologinen ja taloudellinen vastuu
- Käytä tapahtumapaikan laitteita ja kalusteita tai vuokraa ne paikallisilta toimijoilta, jotta vältät kuljetuksen ympäristövaikutukset.
- Huomioi etäosallistumismahdollisuus
- Mitoita tekniikka tapahtuman tarpeisiin ja valitse energiatehokkaat laitteet.
- Jos järjestät oheisohjelmaa luonnossa, muista roskaton retkeily.
- Hyödynnä paikallisia juontajia ja esiintyjiä
Sosiaalinen vastuu
- Pyydä tapahtuman aikana palautetta osallistujilta ja sidosryhmiltä.
- Huomioi erityisryhmien tarpeet tarvittaessa kuten esteettömyys ja viittomakielen tulkkauksella
- Tapahtuman esiintyjät ja puhujat edustavat monipuolisesti yhteiskuntaa, eri näkökulmia ja sukupuolia.
- Toiminnallisissa osioissa huomioidaan miten toimintakyvyltään erilaiset ihmiset voivat osallistua aktiviteetteihin.
- Maksullisissa tapahtumissa osallistujan tarvitsemalta henkilökohtaiselta avustajalta ei peritä osallistumismaksua.
Viestintä ja dokumentaatio
Viestinnällinen vastuu
- Viesti vastuullisista tapahtumajärjestelyistä jo tapahtumaa ennen
- Opasta ja neuvo osallistujia vastuulliseen toimintaan tapahtuman aikana.
- Arvioi ja dokumentoi kokousjärjestelyjä ja tavoitteidesi toteutumista.
- Tunnista myös kehityskohteet.
- Viesti tuloksista omalle organisaatiollesi, osallistujille, sidosryhmille ja medialle.
- Tallenna tiedot seuran dokumentteihin, jotta ne ovat mahdollisimman monen saatavilla
- Pyydä tapahtuman jälkeen palautetta osallistujilta ja sidosryhmiltä.
- Hyödynnä tuloksia vastuullisuuden jatkokehityksessä.
- Jaa vinkkejäsi ja inspiroi muita vastuullisten tekojen tielle.
- Anna palautetta kohteelle, miten asiat voisi hoitaa esim. ympäristöystävällisemmin